Polityka prywatności i Regulamin rezerwaji

Polityka Prywatności i Plików Cookies

Dokument obowiązuje od dnia: 14.05.2026

Szanujemy Twoją prywatność. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies w serwisie: https://hostelpolnocna61.pl/.

Część I. Administrator Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Duet Trans Logistic Sp.J. A.Krajewska, Z.Krajewski
Adres: 41-219 Sosnowiec ,ul. Północna 61
NIP: 6442323080
E-mail: recepcja@hostelpolnocna61.pl
Telefon: +48 792057507

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszelkich sprawach związanych z RODO prosimy o kontakt bezpośredni na powyższe dane.

Część II. Odbiorcy, Profilowanie i Bezpieczeństwo

1. Odbiorcy Danych (Podmioty przetwarzające)

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia:

Dostawcy usług IT i hostingu: obsługa serwerów, poczty e-mail.
Obsługa księgowa: podmioty świadczące usługi rachunkowe (faktury).
Dostawcy analityki i marketingu: Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd.
Operatorzy systemów rezerwacji: Hotres Sp. z o.o.
Operatorzy płatności: banki i bramki płatnicze (np. PayU, Przelewy24).

2. Transfer danych poza EOG (USA)

W związku z używaniem narzędzi Google i Meta, dane mogą trafiać do USA. Transfer odbywa się legalnie na podstawie decyzji Data Privacy Framework (DPF), gwarantującej bezpieczeństwo danych na poziomie UE.

3. Profilowanie

Dane mogą być wykorzystywane do profilowania marketingowego (dopasowanie reklam), jednak nie wywołuje to żadnych skutków prawnych wobec Użytkownika.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest:

Niezbędne: do zawarcia umowy (zakup/rezerwacja) i wystawienia faktury.
Dobrowolne: do celów marketingowych, cookies i kontaktu.

5. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie SSL, kontrolę dostępu oraz inne środki techniczne chroniące dane przed wyciekiem.

Część III. Cele i Czynności Przetwarzania

1. Strona WWW i Cookies Niezbędne

Regulamin obiektu noclegowego Hostel Północna 61

Obiekt noclegowy: Hostel Północna 61
Sprzedawca: Duet Trans Logistic Sp. Jawna A. Krajewska, Z. Krajewski
Adres: ul. Północna 61, 41-219 Sosnowiec
Kontakt: recepcja@hostelpolnocna61.pl / +48 792 057 507 / https://hostelpolnocna61.pl/
System rezerwacyjny: Hotres

I.REGULAMIN HOSTELU PÓŁNOCNA 61
§ 1. Postanowienia ogólne
1.Regulamin określa zasady świadczenia usług, odpowiedzialności oraz przebywania na terenie Hostelu Północna 61, zlokalizowanego w Sosnowcu przy ul. Północnej 61.
2.Każda osoba dokonująca rezerwacji lub meldująca się w obiekcie akceptuje warunki niniejszego Regulaminu.
3.Podmiotem zarządzającym obiektem jest firma Duet Trans Logistic Sp. Jawna A. Krajewska, Z. Krajewski, z siedzibą pod adresem: ul. Północna 61, 41-219 Sosnowiec, NIP: 6442323080, REGON: 273321178, KRS: 0000190656.
§ 2. Doba hotelowa i meldunek
1.Pokój lub miejsce noclegowe w Hostelu wynajmowane jest na doby hostelowe. Hostel nie wynajmuje pokoi na godziny.
2.Doba hostelowa rozpoczyna się o godzinie 12:00 w dniu przyjazdu, a kończy o godzinie 10:00 w dniu wyjazdu.
3.Podstawą do zameldowania Gościa jest okazanie pracownikowi recepcji ważnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem oraz uiszczenie opłaty za cały pobyt z góry.
4.Życzenie przedłużenia pobytu należy zgłosić w recepcji najpóźniej do godziny 09:00 w dniu, w którym upływa termin najmu. Hostel uwzględni życzenie w miarę dostępności wolnych miejsc.

5. Gość hotelowy nie może przekazywać pokoju osobom trzecim, nawet jeśli nie upłynął okres, za który uiścił należną opłatę za pobyt.
6.Na terenie obiektu obowiązuje zakaz przebywania osób niezameldowanych. Osoby odwiedzające Gości mogą przebywać na terenie obiektu wyłącznie za uprzednią zgodą recepcji, nie dłużej niż do godziny 22:00
7. W momencie meldunku z osobą małoletnią, personel ma obowiązek zweryfikować tożsamość dziecka oraz jego relację z dorosłym opiekunem, zgodnie z procedurą opisaną w § 3.
§ 3. Ochrona dzieci i małoletnich (Standardy Ochrony Małoletnich)
1.Hostel Północna 61 prowadzi działalność z zachowaniem najwyższych standardów ochrony dzieci przed krzywdzeniem.
2.W celu zapewnienia bezpieczeństwa dzieciom przebywającym w obiekcie, pracownicy recepcji są zobowiązani do identyfikacji małoletniego oraz weryfikacji jego relacji z osobą dorosłą, z którą pojawia się w hostelu.
3.Podstawą zameldowania dziecka jest okazanie dokumentu tożsamości dziecka (np. dowód osobisty, miko-legitymacja szkolna, akt urodzenia, aplikacja mObywatel) lub dokumentu potwierdzającego uprawnienie dorosłego do opieki nad nim.
4.Jeżeli dorosły nie jest rodzicem ani opiekunem prawnym dziecka (np. jest dziadkiem, wujkiem, trenerem, znajomym), ma obowiązek okazać pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na podróż i opiekę nad dzieckiem wraz z ich danymi kontaktowymi.
5.W przypadku braku dokumentów lub uzasadnionych wątpliwości co do relacji dorosłego z dzieckiem, pracownik recepcji ma prawo odmówić zameldowania lub powiadomić odpowiednie służby (Policję, Sąd Rodzinny).
6.Pełna wersja procedury (Standardy Ochrony Małoletnich) jest dostępna do wglądu w recepcji hostelu oraz na stronie internetowej obiektu.

§ 4. Rezerwacja i płatności
1.Rezerwacji można dokonać telefonicznie: +48 792 057 507, drogą mailową : recepcja@hostelpolnocna61.pl, osobiście w recepcji lub poprzez system rezerwacji online na stronie: hostelpolnocna61.pl.

2.Rezerwacja dokonana przez system Hotres staje się wiążąca po przejściu procedury rezerwacyjnej, wyborze oferty (standardowej lub bezzwrotnej) oraz dokonaniu wymaganej płatności (zadatku lub całości kwoty) w określonym przez system terminie .
3.W przypadku rezerwacji telefonicznych lub mailowych, hostel przesyła potwierdzenie rezerwacji wraz z warunkami płatności.

4.Brak wpłaty w wyznaczonym terminie skutkuje anulowaniem rezerwacji.
5.Hostel akceptuje płatności gotówką (PLN), kartami płatniczymi oraz szybkimi płatnościami elektronicznymi zintegrowanymi z systemem Hotres .
6.Ceny podane w cenniku oraz w systemie rezerwacyjnym są cenami brutto wyrażonymi w złotych polskich (PLN).
7.Anulowanie rezerwacji, zwroty środków oraz zmiany terminów pobytu zależą od warunków wybranej podczas rezerwacji oferty (np. oferta elastyczna lub oferta bezzwrotna) i są szczegółowo opisane w potwierdzeniu rezerwacji wysyłanym przez system Hotres .

8.Płatności online realizowane są za pośrednictwem operatora płatności elektronicznych zintegrowanego z systemem Hotres (np. PayU, Przelewy24, Tpay). Wszystkie transakcje są szyfrowane i bezpieczne.
9.W przypadku rezerwacji w ofercie bezzwrotnej, płatność online pobierana jest automatycznie w momencie dokonywania rezerwacji. Brak pomyślnego zakończenia transakcji płatniczej skutkuje automatycznym anulowaniem rezerwacji przez system.
10.W przypadku rezygnacji z pobytu w trakcie trwania doby hostelowej, Hostel nie zwraca opłaty za rozpoczętą dobę.

11.Faktury VAT za pobyt oraz usługi dodatkowe wystawiane są na życzenie Gościa. Chęć otrzymania faktury (wraz z numerem NIP firmy) należy zgłosić w momencie dokonywania rezerwacji lub najpóźniej podczas zameldowania. Zgodnie z przepisami, po wystawieniu paragonu bez numeru NIP, wystawienie faktury na firmę nie będzie możliwe.
§5. Zasady korzystania z obiektu
1.W Hostelu obowiązuje cisza nocna w godzinach od 22:00 do 06:00.
2.Goście mają bezpłatny dostęp do monitorowanego parkingu, sieci Wi-Fi oraz ogólnodostępnej, w pełni wyposażonej kuchni z jadalnią. Po skorzystaniu z kuchni Gość jest zobowiązany do pozostawienia jej w czystości.
3.Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe, w pokojach nie wolno używać własnych grzałek, grzejników, żelazek i innych urządzeń elektrycznych niestanowiących wyposażenia pokoju (nie dotyczy ładowarek do elektroniki). Istnieje możliwość bezpłatnego wypożyczenia żelazka w recepcji.
4.Na terenie Hostelu Północna 61 nie akceptujemy pobytu zwierząt domowych.
§ 6. Odpowiedzialność i kary umowne
1.W całym obiekcie obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu, wyrobów tytoniowych oraz e-papierosów. Złamanie zakazu skutkuje nałożeniem kary umownej w wysokości 500 zł na pokrycie kosztów drogiego i specjalistycznego czyszczenia/odświeżania pokoju.
2.Gość ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkiego rodzaju uszkodzenia, dewastacje lub zniszczenia przedmiotów wyposażenia i urządzeń technicznych Hostelu, powstałe z jego winy.

3.Dzieci poniżej 12. roku życia powinny znajdować się na terenie Hostelu pod stałym nadzorem opiekunów prawnych. Opiekunowie prawni ponoszą odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody powstałe w wyniku działania dzieci.

4.Za rażące naruszenie zasad czystości w pokoju, wymagające ekstremalnego sprzątania przez personel, może zostać naliczona dodatkowa opłata w wysokości 100 zł.
5.Za zagubienie klucza do pokoju pobierana jest opłata w wysokości 50 zł na pokrycie kosztów wymiany wkładki zamka.
6.Hostel ponosi odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie rzeczy wniesionych przez Gościa w zakresie określonym przepisami Kodeksu cywilnego(art.846-849 K.c.)Hostel zaleca deponowanie wartościowych przedmiotów, gotówki oraz dokumentów w recepcji.
§7.. Zwrot rzeczy pozostawionych
1.Przedmioty osobistego użytku, pozostawione w pokoju przez wyjeżdżającego Gościa, mogą zostać odesłane na wskazany przez niego adres na jego koszt i ryzyko.
2.W przypadku nieotrzymania od Gościa dyspozycji odesłania pozostawionych rzeczy, Hostel przechowa powyższe przedmioty na koszt właściciela przez okres 1 miesiąca. Po upływie tego okresu, ze względu na brak możliwości ustalenia zamiaru porzucenia rzeczy, nieodebrane przedmioty zostaną komisyjnie zniszczone (zutylizowane) lub przekazane na cele społecznie użyteczne lub charytatywne.
3.Artykuły spożywcze oraz kosmetyki z otwartym opakowaniem, ze względów higienicznych i bezpieczeństwa, będą przechowywane maksymalnie przez 24 godziny, a po tym czasie zostaną zutylizowane.

§8. Postanowienia końcowe
1.Obsługa Hostelu ma prawo odmówić przyjęcia Gościa, który podczas poprzedniego pobytu rażąco naruszył Regulamin, zniszczył mienie lub zakłócił spokój innych osób.
2.Hostel zastrzega sobie prawo do natychmiastowego wypowiedzenia umowy o świadczenie usług noclegowych w przypadku, gdy Gość zachowuje się agresywnie, jest pod silnym wpływem alkoholu/środków odurzających lub narusza spokój i bezpieczeństwo otoczenia. W takim przypadku opłata za pobyt nie podlega zwrotowi.
3.Reklamacje należy składać w formie pisemnej na adres e-mail: recepcja@hostelpolnocna61.pl. Zostaną one rozpatrzone w terminie 14 dni od daty wpływu.

4. W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.

II. REGULAMIN REZERWACJI I SPRZEDAŻY ONLINE
§1. Postanowienia ogólne
1.Niniejszy regulamin określa zasady dokonywania rezerwacji, zakupu usług noclegowych oraz realizacji płatności online za pośrednictwem strony internetowej hostelpolnocna61.pl.
2.Podmiotem świadczącym usługi oraz właścicielem serwisu jest Duet Trans Logistic Sp. Jawna A. Krajewska, Z. Krajewski, z siedzibą przy ul. Północnej 61, 41-219 Sosnowiec, NIP: 6442323080, REGON: 273321178, KRS: 0000190656.
3.Dokonanie rezerwacji i płatności jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
§2. Proces rezerwacji
1.Rezerwacji pokoi można dokonać online przez system na stronie internetowej, telefonicznie pod numerem +48 792 057 507, mailowo na adres recepcja@hostelpolnocna61.pl lub osobiście w recepcji obiektu.
2.W celu skutecznego dokonania rezerwacji online Gość zobowiązany jest do prawidłowego wypełnienia formularza rezerwacyjnego, podania wymaganych danych osobowych oraz opłacenia zadatku lub pełnej kwoty rezerwacji.
3.Rezerwację uznaje się za gwarantowaną i potwierdzoną w momencie zaksięgowania wpłaty na koncie bankowym Hostelu lub pozytywnej autoryzacji transakcji przez operatora płatności online.
§3. Metody płatności online
1.Ceny wszystkich usług podawane są na stronie w walucie polskiej (PLN) i zawierają należne podatki.
2.Usługi rezerwacji online można opłacić za pomocą następujących metod:
-Płatności elektroniczne i mobilne: Szybkie przelewy internetowe oraz kod BLIK realizowane za pośrednictwem systemu Przelewy24 (operatorem płatności jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań).
-Karty płatnicze: Visa, MasterCard (obsługiwane za pośrednictwem systemu płatniczego).
-Przelew tradycyjny: Na konto bankowe obiektu w Alior Bank S.A.: PL 59 2490 0005 0000 4500 9655 9615.
§4. Anulowanie rezerwacji i zwroty (Polityka odstąpienia)
1.Warunki anulowania rezerwacji zależą od wybranej przez Gościa oferty (standardowa lub bezzwrotna) i są każdorazowo prezentowane w procesie rezerwacji.
2.W przypadku rezerwacji z prawem do bezpłatnego anulowania, zwrot środków następuje w terminie do 7 dni roboczych od daty zgłoszenia rezygnacji.
3.Środki zwracane są przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Gość (np. zwrot na kartę płatniczą lub rachunek bankowy powiązany z szybkim przelewem/BLIK)chyba że Gość wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.
§5. Procedura reklamacyjna
1.Gość ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej działania systemu rezerwacji lub nieprawidłowości w realizacji płatności online.
Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres: recepcja@hostelpolnocna61.pl.
2.Prawidłowo zgłoszona reklamacja powinna zawierać: dane Gościa, datę transakcji, numer rezerwacji oraz dokładny opis problemu.

3.Hostel zobowiązuje się do rozpatrzenia każdej reklamacji w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania i poinformowania Gościa o decyzji drogą mailową.

III. Regulamin korzystania z czatu i wirtualnego asystenta(Al) w Hostelu Północna 61 .

§1.Postanowienia Ogólne

1.Cel: Czat służy do kontaktu w bieżących sprawach, rezerwacji usług, zadawania pytań o ofertę hostelu oraz uzyskiwanie informacji o okolicy.

2.Akceptacja: Wysłanie pierwszej wiadomości oznacza akceptację regulaminu i zawarcie umowy o świadczenia usług drogą elektroniczną.

3.Dostępność: Hostel stara się zapewnić ciągłość działania ,jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności serwisu.

§2.Działanie Wirtualnego Asystenta(Al)

1.Automatyczne odpowiedzi: Treści generowane są automatycznie. Asystent może popełniać błędy, dostarczać uproszczone lub nieaktualne informacje.

2.Weryfikacja: Gość powinien weryfikować kluczowe informacje(np. godziny przyjazdu, ceny) z obsługą hostelu.

3.Charakter informacyjny: Odpowiedzi Al nie stanowią wiążącej porady prawnej czy finansowej.

§3.Zasady użytkowania

1.Zakazane treści : Zabrania się przesyłania treści naruszających prawo, dobrych obyczajów ,wulgaryzmów oraz treści o charakterze

obraźliwym.

2.Ochrona danych: nie należy podawać w czacie wrażliwych danych osobowych, numerów kart płatniczych, haseł ani loginów.

3.Odpowiedzialność:

Gość ponosi pełną odpowiedzialność za sposób użycia treści wygenerowanych przez asystenta.

§4.Dane Osobowe i Prywatność

1.Hostel( lub operator czatu) jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu obsługi zapytania.

2.Rozmowy mogą być archiwizowane w celach dowodowych, optymalizacji usług oraz podnoszeni jakości obsługi.

§5.Reklamacje

1.Gość ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą działania czatu drogę mailową na adres: recepcja@hostelpolnocna61.pl

2.Reklamacje są rozpatrywane w ciągu 7 dni.

§6.Rezerwacje są potwierdzane po weryfikacji dostępności.
§7.Rozmowa może być rejestrowana w celu poprawy jakości usługi.
§8.Hostel zastrzega sobie prawo do zaprzestania świadczenia usługi wirtualnego Asystenta w każdej chwili.
§9.Korzystając z czatu i wirtualnego asystenta akceptujesz regulamin Hostelu Północna 61.

V. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rezerwacji, wyjaśnienia okoliczności ewentualnego naruszenia Regulaminu lub obowiązujących przepisów prawa, oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że :

Administratorem danych osobowych pozyskanych w procesie rezerwacji w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jest DUET TRANS LOGISTIC Sp.J. A. Krajewska , Z. Krajewski ul. Północna 61 Sosnowiec 41-219

Podmiotem przetwarzającym dane osobowe jest system rezerwacji online Hotres.pl, który należy do firmy LEMONPIXEL.pl Roman Korczyński z siedzibą w Jeleniej Górze 58-570 ul. Młyńska 12A nazywany dalej Hotres.pl

Dane osobowe

Na potrzeby procesu rezerwacji / wystawienia dokumentu sprzedaży pobierane są dane osobowe Gościa. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji procesu rezerwacji.
Gość posiada prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, jak również prawo do ograniczenia ich przetwarzania.
Opcjonalna zgoda Gościa na przetwarzanie danych w celach marketingowych wymaga zaznaczenia odpowiedniego pola typu ‘checkbox’ w procesie rezerwacji.

Zgoda ta może być cofnięta poprzez przesłanie odpowiedniej wiadomości na
adres e-mail : recepcja@hostelpolnocna61.pl.
Szczegółowe cele i zakres przetwarzania danych osobowych w systemie Hotres określone są w załączniku.

Zobowiązania Administratora

Administrator zapewnia, że dane osobowe Gościa nie są udostępniane osobom trzecim i w tym zakresie podejmie niezbędne środki i zapewni wykorzystanie swojej wiedzy i doświadczenia w celu realizacji przedmiotowego zapewnienia.
Administrator zachowuje prawo udostępnienia danych osobowych podmiotom upoważnionym (Podprocesorzy) oraz w przypadkach przewidzianych przepisami prawa powszechnie obowiązującego. W szczególności dotyczy to podmiotów jakich jak : systemy realizujące płatności online oraz oprogramowanie recepcji.
Administrator zobowiązany jest do dotrzymania tajemnicy i poufności informacji uzyskanych w celu realizacji procesu rezerwacji. Podjęte zobowiązanie pozostaje w mocy przez czas nieokreślony.

Zobowiązania Hotres.pl

Hotres.pl jako Podmiot przetwarzający dane osobowe Gościa, zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, oraz dodatkowych zabezpieczeń informatycznych, opierających się na sprawdzonych serwerach i systemach służących do przetwarzania danych osobowych w usługach świadczonych drogą elektroniczną.
Hotres.pl oświadcza, że systemy informatyczne wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi obowiązujących przepisów prawa, w szczególności chronione są w stopniu wysokim w rozumieniu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych.
Podwykonawcy i pracownicy Hotres.pl zostaną należycie umocowani do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją procesu rezerwacji, na co Administrator oraz Gość wyrażają zgodę.
W celu zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa w przechowywaniu danych osobowych zgodnych z wymogami RODO, Hotres.pl zobowiązany się do:
1. szyfrowania oraz anonimizacji transmisji danych osobowych
2. ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania
3. zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego
4. regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych.

Postanowienia końcowe

Administrator jest uprawniony do wprowadzenia zmian w postanowieniach Regulaminu w każdym czasie i zależnie od własnej decyzji. W szczególności, może dokonać zmiany postanowień niniejszego Regulaminu w przypadku:

konieczności dostosowania Regulaminu do przepisów bezwzględnie obowiązujących lub do zmian przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu;
konieczności dostosowania Regulaminu do zalecenia, interpretacji, orzeczenia, postanowienia lub decyzji organu władzy publicznej lub orzeczenia sądowego, mającego wpływ na treść Regulaminu;
rozbudowy lub zmiany funkcjonalności Hotres.pl;

HOSTEL PÓŁNOCNA 61 TERMS AND CONDITIONS

Accommodation Facility: Hostel Północna 61
Service Provider: Duet Trans Logistic Sp. Jawna A. Krajewska, Z. Krajewski
Address: ul. Północna 61, 41-219 Sosnowiec, Poland
Contact: recepcja@hostelpolnocna61.pl / +48 792 057 507 / https://hostelpolnocna61.pl/
Booking System: Hotres

I. HOSTEL PÓŁNOCNA 61 HOUSE RULES

§ 1. General Provisions

These Terms and Conditions define the rules for the provision of services, liability, and stay at Hostel Północna 61, located in Sosnowiec at ul. Północna 61.
Any person making a reservation or checking into the Hostel accepts the provisions of these Terms and Conditions.
The entity managing the facility is Duet Trans Logistic Sp. Jawna A. Krajewska, Z. Krajewski, with its registered office at ul. Północna 61, 41-219 Sosnowiec, Poland, Tax ID (NIP): 6442323080, REGON: 273321178, KRS: 0000190656.

§ 2. Hostel Day and Check-in

Rooms or sleeping places in the Hostel are rented on a daily basis. The Hostel does not rent rooms by the hour.
The hostel day begins at 12:00 PM on the day of arrival and ends at 10:00 AM on the day of departure.
The basis for Guest check-in is the presentation of a valid photo identification document to the reception staff and payment for the entire stay in advance.
Requests to extend the stay must be submitted at the reception desk no later than 9:00 AM on the day the rental period expires. The Hostel shall consider such requests subject to room availability.
The Guest may not transfer the room to third parties, even if the period for which the payment has been made has not yet expired.
Unregistered persons are not allowed on the Hostel premises. Visitors may stay on the premises only with prior consent of the reception desk and no later than until 10:00 PM.
During check-in with a minor, the staff is obliged to verify the child’s identity and their relationship with the accompanying adult, in accordance with the procedure described in § 3.

§ 3. Child Protection and Safeguarding Standards

Hostel Północna 61 operates in accordance with the highest standards of child protection against harm and abuse.
In order to ensure the safety of children staying at the facility, reception staff are obliged to identify the minor and verify their relationship with the accompanying adult.
The basis for a child’s check-in is the presentation of the child’s identification document (e.g. ID card, school ID, birth certificate, mObywatel application) or a document confirming the adult’s right to care for the child.
If the accompanying adult is not the child’s parent or legal guardian (e.g. grandparent, uncle, coach, acquaintance), they are required to present written consent from the parents or legal guardians authorizing the trip and care of the child, together with their contact details.
In the absence of appropriate documents or in the event of justified doubts regarding the relationship between the adult and the child, the reception staff has the right to refuse check-in or notify the appropriate authorities (Police, Family Court).
The full version of the Child Protection Standards procedure is available for inspection at the Hostel reception desk and on the Hostel’s website.

§ 4. Reservations and Payments

Reservations may be made by phone at +48 792 057 507, by e-mail at recepcja@hostelpolnocna61.pl, in person at the reception desk, or through the online booking system available at hostelpolnocna61.pl.
A reservation made through the Hotres system becomes binding upon completion of the booking procedure, selection of the offer (standard or non-refundable), and payment of the required amount (deposit or full payment) within the time specified by the system.
In the case of telephone or e-mail reservations, the Hostel sends a booking confirmation together with the payment conditions.
Failure to make payment within the specified time results in cancellation of the reservation.
The Hostel accepts payments in cash (PLN), by payment cards, and by fast electronic payments integrated with the Hotres system.
Prices listed in the price list and booking system are gross prices expressed in Polish zloty (PLN).
Reservation cancellations, refunds, and changes to stay dates depend on the conditions of the selected offer (e.g. flexible or non-refundable offer) and are described in detail in the booking confirmation sent by the Hotres system.
Online payments are processed through electronic payment operators integrated with the Hotres system (e.g. PayU, Przelewy24, Tpay). All transactions are encrypted and secure.
In the case of non-refundable reservations, online payment is charged automatically at the time of booking. Failure to complete the payment transaction successfully results in automatic cancellation of the reservation by the system.
In the event of resignation from the stay during the hostel day, the Hostel does not refund payment for the commenced day.
VAT invoices for accommodation and additional services are issued upon Guest request. The intention to receive an invoice (including the company Tax ID number) should be reported at the time of booking or no later than during check-in. In accordance with applicable regulations, after issuing a receipt without a Tax ID number, issuing a VAT invoice for a company will not be possible.

§ 5. Rules of Using the Facility

Quiet hours apply in the Hostel from 10:00 PM to 6:00 AM.
Guests have free access to monitored parking, Wi-Fi, and a fully equipped shared kitchen with dining area. After using the kitchen, Guests are obliged to leave it clean.
For fire safety reasons, the use of personal heaters, electric cookers, irons, or other electrical appliances not constituting room equipment is prohibited in the rooms (excluding chargers for electronic devices). An iron may be borrowed free of charge at the reception desk.
Pets are not allowed at Hostel Północna 61.

§ 6. Liability and Contractual Penalties

Smoking tobacco products and e-cigarettes is strictly prohibited throughout the entire facility. Violation of this prohibition shall result in a contractual penalty of PLN 500 to cover the costs of specialist cleaning and deodorization of the room.
Guests bear full financial responsibility for any damage, destruction, or deterioration of Hostel equipment and technical devices caused by them.
Children under the age of 12 must remain under constant supervision of their legal guardians while on the Hostel premises. Legal guardians bear financial responsibility for any damage caused by children.
In the event of gross violation of cleanliness standards in the room requiring extraordinary cleaning by staff, an additional fee of PLN 100 may be charged.
A fee of PLN 50 shall be charged for loss of the room key to cover the cost of replacing the lock cylinder.
The Hostel is liable for loss or damage to items brought in by Guests to the extent specified by the provisions of the Polish Civil Code (Articles 846–849). The Hostel recommends depositing valuables, cash, and documents at the reception desk.

§ 7. Return of Left Property

Personal belongings left in the room by a departing Guest may be returned to the address indicated by the Guest at the Guest’s cost and risk.
If no instructions regarding the return of left items are received, the Hostel shall store such items at the owner’s expense for a period of 1 month. After this period, due to the inability to determine the owner’s intentions regarding abandonment of the property, unclaimed items shall be destroyed or donated for charitable or socially beneficial purposes.
Food products and opened cosmetics, for hygiene and safety reasons, shall be stored for a maximum of 24 hours and then disposed of.

§ 8. Final Provisions

The Hostel staff has the right to refuse accommodation to a Guest who grossly violated the Terms and Conditions during a previous stay, damaged property, or disturbed the peace of other persons.
The Hostel reserves the right to terminate the accommodation agreement immediately if the Guest behaves aggressively, is heavily under the influence of alcohol or intoxicating substances, or disturbs the peace and safety of others. In such a case, the payment for the stay is non-refundable.
Complaints should be submitted in writing to the following e-mail address: recepcja@hostelpolnocna61.pl. Complaints shall be considered within 14 days from the date of receipt.
Matters not regulated herein shall be governed by Polish law, in particular the provisions of the Civil Code and the Consumer Rights Act.

II. ONLINE RESERVATION AND SALES TERMS AND CONDITIONS

§ 1. General Provisions

These Terms and Conditions define the rules for making reservations, purchasing accommodation services, and processing online payments via the website hostelpolnocna61.pl.
The service provider and owner of the website is Duet Trans Logistic Sp. Jawna A. Krajewska, Z. Krajewski, with its registered office at ul. Północna 61, 41-219 Sosnowiec, Poland, Tax ID (NIP): 6442323080, REGON: 273321178, KRS: 0000190656.
Making a reservation and payment constitutes acceptance of these Terms and Conditions.

§ 2. Reservation Process

Room reservations may be made online via the booking system on the website, by phone at +48 792 057 507, by e-mail at recepcja@hostelpolnocna61.pl, or in person at the reception desk.
In order to successfully complete an online reservation, the Guest is required to correctly complete the reservation form, provide the required personal data, and pay the deposit or full reservation amount.
A reservation shall be deemed guaranteed and confirmed upon crediting the Hostel’s bank account or positive authorization of the online payment transaction by the payment operator.

§ 3. Online Payment Methods

Prices for all services are provided in Polish zloty (PLN) and include applicable taxes.
Online reservation services may be paid for using the following methods:

Electronic and mobile payments: Fast online bank transfers and BLIK payments processed via the Przelewy24 system (payment operator: PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, Poland).
Payment cards: Visa, MasterCard (processed through the payment system).
Traditional bank transfer: to the Hostel’s bank account at Alior Bank S.A.: PL 59 2490 0005 0000 4500 9655 9615.

§ 4. Reservation Cancellation and Refunds (Withdrawal Policy)

Reservation cancellation conditions depend on the type of offer selected by the Guest (standard or non-refundable) and are presented during the booking process.
In the case of reservations with the right to free cancellation, refunds shall be made within 7 business days from the date of cancellation request.
Refunds shall be made using the same payment method used by the Guest (e.g. refund to the payment card or bank account linked to the online transfer/BLIK payment), unless the Guest expressly agrees to another refund method free of charge.

§ 5. Complaint Procedure

The Guest has the right to submit complaints regarding the operation of the booking system or irregularities in the processing of online payments.

Complaints should be submitted electronically to: recepcja@hostelpolnocna61.pl.

A properly submitted complaint should include: Guest details, transaction date, reservation number, and a detailed description of the issue.
The Hostel undertakes to consider each complaint within 14 days from the date of receipt and inform the Guest of the decision via e-mail.

III. Terms and Conditions for Using the Chat and Virtual Assistant (AI) at Hostel Północna 61

§ 1. General Provisions

Purpose: The chat is intended for contact regarding current matters, booking services, asking questions about the Hostel offer, and obtaining information about the surrounding area.
Acceptance: Sending the first message constitutes acceptance of these Terms and Conditions and conclusion of an agreement for the provision of electronic services.
Availability: The Hostel makes every effort to ensure continuous operation but does not guarantee uninterrupted availability of the service.

§ 2. Operation of the Virtual Assistant (AI)

Automated responses: Content is generated automatically. The assistant may make mistakes or provide simplified or outdated information.
Verification: Guests should verify key information (e.g. arrival times, prices) with Hostel staff.
Informational nature: AI responses do not constitute legally or financially binding advice.

§ 3. Terms of Use

Prohibited content: It is prohibited to send content violating the law, public decency, including vulgar or offensive content.
Data protection: Sensitive personal data, payment card numbers, passwords, or login credentials should not be provided in the chat.
Responsibility: Guests bear full responsibility for the manner in which they use the content generated by the assistant.

§ 4. Personal Data and Privacy

1.The Hostel (or chat operator) is the controller of personal data processed for the purpose of handling inquiries.

2.Conversations may be archived for evidentiary purposes, service optimization, and improvement of customer service quality.

§ 5. Complaints

Guests have the right to submit complaints regarding the operation of the chat via e-mail to: recepcja@hostelpolnocna61.pl.
Complaints shall be considered within 7 days.

§ 6. Reservations are confirmed after verification of availability.

§ 7. Conversations may be recorded for service quality improvement purposes.

§ 8. The Hostel reserves the right to discontinue the Virtual Assistant service at any time.

§ 9. By using the chat and Virtual Assistant, you accept the Terms and Conditions of Hostel Północna 61.

V. PERSONAL DATA PROCESSING

Personal data shall be processed for the purpose of carrying out the reservation process, clarifying circumstances of any breach of the Terms and Conditions or applicable law, and handling possible complaints.

Pursuant to Article 13(1) and (2) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR), we hereby inform you that:

The controller of personal data obtained during the reservation process is DUET TRANS LOGISTIC Sp.J. A. Krajewska, Z. Krajewski, ul. Północna 61, 41-219 Sosnowiec, Poland.

The processor of personal data is the online reservation system Hotres.pl, owned by LEMONPIXEL.pl Roman Korczyński, with its registered office in Jelenia Góra, ul. Młyńska 12A, 58-570, Poland, hereinafter referred to as “Hotres.pl”.

Personal Data

For the purposes of the reservation process and issuing sales documents, Guests’ personal data are collected. Providing personal data is voluntary; however, it is necessary to complete the reservation process.

Guests have the right to access their personal data, rectify them, delete them, and restrict their processing.

Optional consent for marketing purposes requires selecting the appropriate checkbox during the reservation process.

Such consent may be withdrawn by sending an appropriate message to: recepcja@hostelpolnocna61.pl.

Detailed purposes and scope of personal data processing in the Hotres system are specified in the attachment.

Obligations of the Controller

The Controller ensures that Guests’ personal data are not disclosed to third parties and undertakes all necessary measures using its knowledge and experience to fulfill this assurance.

The Controller reserves the right to disclose personal data to authorized entities (sub-processors) and in cases provided for by generally applicable law. This particularly concerns entities operating online payment systems and reception management software.

The Controller is obliged to maintain secrecy and confidentiality of information obtained for the purpose of the reservation process. This obligation remains in force indefinitely.

Obligations of Hotres.pl

Hotres.pl, as the entity processing Guests’ personal data, ensures the implementation of appropriate technical and organizational measures as well as additional IT security safeguards based on proven servers and systems used for processing personal data in electronically provided services.

Hotres.pl declares that the IT systems used for processing personal data comply with applicable legal requirements and, in particular, are protected at a high level within the meaning of the Regulation of the Minister of Internal Affairs and Administration of 29 April 2004 regarding documentation of personal data processing and technical and organizational conditions for devices and IT systems used for personal data processing.

Subcontractors and employees of Hotres.pl shall be duly authorized to process personal data in connection with the reservation process, to which the Controller and Guest hereby consent.

In order to ensure the highest level of security in storing personal data in compliance with GDPR requirements, Hotres.pl undertakes to:

encrypt and anonymize the transmission of personal data;
continuously ensure confidentiality, integrity, availability, and resilience of processing systems and services;
ensure the ability to quickly restore availability of and access to personal data in the event of a physical or technical incident;
regularly test, measure, and evaluate the effectiveness of technical and organizational measures ensuring processing security.

Final Provisions

The Controller is entitled to amend the provisions of these Terms and Conditions at any time and at its sole discretion. In particular, amendments may be introduced in the event of:

the necessity to adapt the Terms and Conditions to mandatory legal provisions or changes in law affecting the content thereof;
the necessity to adapt the Terms and Conditions to recommendations, interpretations, rulings, decisions, or judgments of public authorities or courts affecting the content thereof;
expansion or modification of Hotres.pl functionalities.